۶ گام موثر برای مقابله با بی‌نظمی در کارتان

یک فضای کار آشفته و بی نظم، دشمن شما است و مانع از بروز توانایی‌های شما خواهد شد. آشفتگی کارها باعث هدر رفتن انرژی و زمان شما خواهد شد بنابراین باید تلاش کنید این عامل مخرب را از زندگی‌تان، خصوصاً زندگی شغلی‌تان حذف کنید.

732159_935.jpg

در این مطلب به بررسی دقیق و کامل این مسئله می‌پردازیم. هر وسیله و ابزاری حتی یک قلم، یک برگ کاغذ، موبایل، برگه‌های یادداشت، می‌توانند باعث آشفتگی فضای فعالیت شما و در نتیجه آشفتگی ذهن شوند زیرا هرگاه به این وسایل نگاه می‌کنید، ذهن شما به صورت غیرارادی به سمت آن‌ها منحرف خواهد شد و اگر این مسئله را با دقت تجزیه و تحلیل کنید، خواهید دید که همه آن‌ها در کنار هم حجم بالایی از ذهن شما را اشغال خواهند کرد.

در واقع ذهن شما به عنوان یک ابرکامپیوتر با این اشیا به عنوان «داده» برخورد می‌کند. این تنها یک بُعد از بی نظمی و آشفتگی محیط است، دقیقاً مانند کامپیوتر، زمانی که مغز شما با داده‌های زیادی مواجه می‌شود، سرعت پردازش اطلاعاتش هم کم می‌شود، پس نظم باعث می‌شود که مغز شما فضای بیشتری برای انجام عملکردش داشته باشد و این باعث کارآیی بالاتر شما خواهد شد. کارآیی بالاتر مغز شما باعث می‌شود که شما خلاقیت لازم را برای انجام کارهایتان پیدا کنید. در ادامه به بررسی چگونگی انجام این کار می‌پردازیم.

گام اول: ذهنتان را خالی کنید

اگر فهرستی طولانی از کارها، برای انجام دادن دارید، باید برخی از آن‌ها را شروع کنید و این فکر که سایر کارهایتان باقی مانده است، باعث کاهش سرعت شما خواهد شد. با این حال، برخی از کارهایی که فهرست کرده‌اید، فوریتی برای انجام آن وجود ندارد و می‌توانید برای مدتی آن‌ها را کنار بگذارید و از سوی دیگر برخی کارهای فوری هستند و باید به سرعت آن‌ها را انجام دهید و کنار بگذارید تا ذهنتان خالی از دغدغه انجام کارهای فوری شود.

بعد از این که این کارها را تمام کردید، خواهید دید که ذهن شما فضای بیشتری برای خلاقیت خواهد داشت و در صورتی که این کارها ناتمام باقی بمانند، مانند تکه‌ای چربی که ورودی قلب را مسدود کند، ذهن شما را مسدود خواهند کرد.

گام دوم: عوامل حواس پرتی را حذف کنید

تلویزیون و رادیو را خاموش کنید. در صورتی که واقعاً می‌خواهید روی نوشتن تمرکز کنید، مودم اینترنت را نیز خاموش کنید. فقط یک پنجره جدید روی کامپیوتر خود باز کنید و فقط یک کار، یعنی نوشتن را انجام دهید. چندکارگی یکی از افت‌های خلاقیت است.

گام سوم: مرتب کردن

پتسی کلرمونت زمانی که حرفه خود را به عنوان یک نویسنده و سخنران حرفه‌ای آغاز کرد، از یک روش غیرمنتظره برای تمرکز روی کارش استفاده کرد. وی شروع به جستجوی مطلب، تمرین نوشتن، نوشیدن یک فنجان قهوه، راه رفتن و … نمی‌کرد. همه از رفتار وی شگفت زده بودند؛ او ظرف‌ها را می‌شست.

حتماً سؤالات جدی در این باره در ذهن شما شکل گرفته است. او برای جهانیان پیامی داشت و به دنبال بیان این پیام بود. در آستانه شروع کار روی این پیام، او کار متفاوتی انجام داد. به اتاقش رفت و شروع به مرتب کردن رختخوابش کرد. او به هم ریختگی‌های محیط اطرافش را مرتب کرد و این طرز زندگی، در خلاقانه‌تر زندگی کردنش بسیار مؤثر بود.

من و شما باید چنین کاری انجام دهیم، این که پیام خود را به جهانیان برسانید، از صحنه جهانی آغاز نمی‌شود، بلکه از خانه، دفتر کار یا میز کارتان آغاز می‌شود. همه این به هم ریختگی‌ها را مرتب کنید و اتاقی برای خلاقیت ایجاد کنید.

گام چهارم: اصل «کمتر، بیشتر است» را در زندگی‌تان اعمال کنید

کارها را ساده کنید و دستاوردهای بیشتری کسب کنید. زمانی که کاری پراهمیت انجام می‌دهید همواره مطمئن شوید که تنها روی ملزومات هدفتان تمرکز کرده‌اید و از مطالب حاشیه‌ای عبور کرده‌اید. اگر یک بار این اصل را در زندگی‌تان اعمال کنید، خواهید دید که کارآیی شما بیشتر خواهد شد.

برای توضیح بیشتر این باور، یعنی بهره‌وری بیشتر با ساده کردن یک کار، دقت کنید که:

۱- در سادگی، قدرت است؛ کارهای ضروری و اصلی را انتخاب کرده و بقیه را کنار بزنید. آنقدر کار را برای خودتان آسان کنید که نتوانید دست رد به آن بزنید.

۲- با تغییر عادت‌های کوچک شروع کنید و گام‌های کودکانه بردارید.

۳- هر کاری را در یک زمان انجام دهید و از چندکارگی بپرهیزید که این کار، کارآیی شما را افزایش می‌دهد.

لقمه‌ای بزرگ‌تر از دهانتان نگیرید و دست از حریص بودن بردارید. تکالیفی را بپذیرید که از عهده انجام آن برمی‌آیید. اگر بیشتر از ظرفیتتان کاری را بپذیرید، در نهایت عواقب بدی در انتظار شما خواهد بود.

برای اینکه واقعاً کارآیی بالایی داشته باشید، هر گام را در یک زمان بردارید. یک توصیه دیگر این که مواردی را مطالعه کنید که به سلامت عقلی و قابلیت‌های فکری شما کمک کند.

گام پنجم: یادداشت‌برداری روزانه

این یک گزینه معروف است، چرا که این گزینه جواب می‌دهد. یادداشت کردن روزانه عواملی که شما را آزار می‌دهند، به سازماندهی مجدد افکارتان برای مقابله با این مشکلات کمک می‌کند. حال این عامل می‌تواند از جنس جلسه، مشکلات زندگی شخصی، چالش‌های کاری و … باشد که نوشتن این مشکلات می‌تواند به شما در طراحی استراتژی‌ها و پاسخ‌های جدید کمک کند.
بنابراین این مشکلات را روی یک تکه کاغذ یا به صورت رمز در کامپیوتر خود یادداشت کنید. کارهایی را که هر روز باید به اتمام برسانید، به ترتیب بنویسید و آن‌ها را انجام دهید.

گام ششم: سیستم ذخیره‌ساز خود را سازماندهی کنید

راهی برای تنظیم محدودیت‌های کاری خود پیدا کنید و در این زمان از کارهای غیرمربوط به کارتان، از جمله ارسال پیام‌های بی‌مورد و غیرضروری بپرهیزید. زیرا به شدت به بهره‌وری شما آسیب خواهد زد. صرف نظر از کاری که می‌کنید، همواره شلوغی و در هم ریختگی‌های اجتناب ناپذیری در زندگی شخصی و شغلی‌تان وجود دارد. این وضعیت، ترمکز روی یک کار را سخت می‌کند.

بر اساس یافته‌های محققان موسسه علوم اعصاب دانشگاه پرینستون، مغز در زمان پردازش اطلاعات دارای محدودیت‌هایی است؛ بنابراین اگر شما فضا و حجم کارتان را زمانی که آشفته و غیرسازماندهی شده است، مدیریت نکنید، می‌تواند عملکرد کلی شما را کاهش دهد. شلوغی محیط می‌تواند تمرکز انسان را از کار اصلی پرت کند و در بدترین حالت، فرد از کار اصلی خود غافل شود.

منبع: ماهنامه همشهری تندرستی

 

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

شما می‌توانید از این دستورات HTML استفاده کنید: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>